Es común que muchas personas confundan el término VAT con el NIF y la verdad es que son completamente diferentes. Es por ello que para despejar las dudas, en este post te explicaremos qué es el VAT.

Concepto de VAT

Básicamente el VAT es el número de identificación que únicamente puede ser requerido por las organizaciones que vayan a interactuar de forma comercial con otras sociedades de la Unión Europea pero que no sean españolas. En otras palabras, es semejante un NIF europeo; pero no deben usarse como sinónimos.

De manera oficial el término VAT es el Número de Operador Intracomunitario que obtienen algunas organizaciones al momento que se incluye el alta del empresario en el Registro de Operadores Intracomunitarios. A su vez, este número ya sea VAT o NOI corresponde al NIF del empresario, pero con las siglas que identifican a su país de origen. En el caso que el país sea España, se coloca “ES” justo antes de la letra y los números que corresponde al NIF. Por lo tanto, si tu NIF es B54978632, tu VAT o NOI va a ser el siguiente: ES B54978632.

A su vez, este número nace con la entrada en vigor del sistema único de pagos que ha sido implementado en el continente Europeo; el cual ha sido denominado como SEPA.

Dicho sistema de alguna manera ha obligado a las empresas a cambiar algunas pautas en cuanto a la facturación y cobro de servicios a otras organizaciones europeas. Dentro de dichas pautas que fueron modificadas está incluida la obligatoriedad de conseguir el VAT. En pocas palabras, si quieres prestar servicios en el continente europeo, necesitas contar con este identificador.

¿Cómo conseguirlo?

En el caso que una organización o empresa necesite obtener su número de identificación europeo, debe solicitarlo presentando la declaración censal correspondiente, modelo 036.

Luego de presentar dicha solicitud, la Agencia Tributaria iniciará un procedimiento para comprobar si dicha empresa cumple con los requisitos necesarios. Generalmente la solicitud de la inclusión en el Registro de Operadores Intracomunitarios es acompañada de un procedimiento de rutina; en el cual 2 funcionarios de la agencia tributaria se dirigen al domicilio fiscal de la respectiva organización que haya hecho la solicitud correspondiente.

De esta forma pueden comprobar ciertos aspectos; el primero de ellos es que la sociedad exista. Para ello, la empresa debe mostrar sus medios materiales; ya sea existencias, computadoras, al menos un puesto de trabajo, una registro contable y facturas. Luego de ello, los agentes solicitan revisar las facturas que han sido emitidas o recibidas hacia empresas de la Unión Europea y que justifican de forma satisfactoria la razón para obtener su lugar en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). En este caso solicitarán también los datos de los respectivos clientes y proveedores de países que pertenecen a la Unión Europea.

Completado este proceso, si se considera probada la necesidad y el cumplimiento de los requisitos para poder ser admitidos en el ROI, será emitida la resolución de inclusión en dicho registro. Adicionalmente va a ser publicada la pertenencia al este registro en el respectivo VIES.

¿Y si la empresa no cumple con los requisitos?

En caso contrario, si hay alguna razón por la cual la Agencia Tributaria considera que no se cumplen los requisitos, va a ser emitida una resolución del expediente de la aplicación para la inclusión en el Registro de Operadores Intracomunitarios en la cual se motivan las razones de por qué fue negada la solicitud.

Adicionalmente debes recordar que no es válido colocar el domicilio fiscal en la sede de los respectivos asesores. A su vez, es una razón válida para no haber acreditado que en efecto la sociedad o empresa existe y que sus datos son fidedignos; y por tanto se solicitará la modificación del domicilio fiscal si se desea ser incluido en el ROI.

Función del  VAT o de la inclusión en el Registro de Operadores Intracomunitarios

Una vez explicada la definición del VAT, en este apartado de hablaremos un poco sobre para qué sirve tener este identificador.

El hecho de poseer este identificador llamado VAT es lo que le da la opción a terceros, que no entienden del todo el funcionamiento del sistema fiscal de España, considerar al titular como un empresario. Debido  a esto, la emisión de facturas a organizaciones que pertenezcan a la UE, es decir, entregar facturas sin el Impuesto del valor Agregado (IVA) en las mismas por el hecho de estar dirigidas a diferentes organizaciones o sociedades que están ubicados en un país distinto pero que pertenece a la Unión Europea.

Igualmente la inclusión en el Registro de Operadores Intracomunitarios les da la oportunidad a  terceros que tengan el deber de emitirnos alguna factura; que nos consideren empresarios, por tanto la factura sea emitida sin añadir el IVA.